Conseils
Comment bien gérer une séance virtuelle

Depuis 2020, 1,5 million de Suisses sont en télétravail une majorité de leur temps. Ce qui engendre un nombre important de séances virtuelles, visioconférences, appels téléphoniques avec et sans caméra, et autres types de séances sans que les intervenants se trouvent dans le même lieu. On ne voit donc pas les autres de la même manière que lorsqu’ils se trouvent dans la même salle : les yeux, la gestuelle, les expressions du visage, le ton de la voix sont interprétés différemment. On partage des documents, que chacun visualise sur son propre écran : l’interaction n’est pas la même.

Melanie Blaser profile picture Rédigé par Melanie Blaser

Les réunions virtuelles ne sont pas nées avec l’arrivée de la Covid. Elles existaient bien avant. Dans l’entreprise où je travaillais, elles permettaient de réunir les collaborateurs éparpillés géographiquement. Mais avant, c’était amusant, c’était une prouesse technologique. Avec le télétravail, c’est devenu une nécessité.

Préparez-vous

Étant donné que j’assiste encore et toujours à des séances où un participant passe 10 minutes à demander : « vous m’entendez ? » alors que son micro est coupé (c’est du vécu), ou à me demander si l’intervenant/e est bien celui ou celle dont je vois la photo sur LinkedIn, ou à attendre que quelqu’un trouve son document, etc., j’ai compilé les éléments qui me semblent nécessaires à une bonne séance, efficace, agréable, et qui atteint son but.

Soyez prêt avant la séance :

1. Technique: testez l’image et le son. Faites tous les réglages nécessaires. Si vous n’êtes pas au point, appelez un ami, un collègue et réglez une fois pour toutes le son, avec ou sans écouteurs ou casque, la caméra, la position de l’ordinateur, votre posture, le visuel derrière vous, vos cheveux, etc.

2. Technologie: assurez-vous que logiciel, plateforme ou application fonctionne correctement. Soyez prêt avant l’heure, pour n’avoir plus qu’à cliquer sur le lien de la conférence, il faut parfois plusieurs minutes pour se connecter. 

3. Assurez-vous que les collègues concernés sont présents. Inutile de faire perdre du temps aux autres. On peut convier certains intervenants pendant la séance, et les libérer quand la partie qui les concerne est terminée. N’oubliez personne, c’est vexant d’être appelé à la dernière minute.

4. Documents: ouvrez les documents dont vous avez besoin. Fermez les fenêtres de votre ordinateur qui sont inutiles pour la séance, au cas où vous devez partager votre écran. Gardez un bon vieux stylo et du papier à portée de main.

5. Message: soyez prêt. Adaptez votre intervention : on ne parle pas à l’écran comme on le fait autour d’une table. Un petit schéma explicatif préparé à l’avance, ou une liste, peuvent améliorer la communication : quel message voulez-vous faire passer ? de quelles décisions, informations, approbations avez-vous besoin ? est-ce que vos messages concernent toutes les personnes présentes ? Sinon, organisez une autre séance avec la personne concernée.

6. Écoutez les autres: c’est encore plus important quand ils ne sont pas dans la même salle. Comprendre ce que les autres disent, ça évite les redites. Ne parlez pas en même temps que les autres.

7. Utilisez les messages du fil de discussion: écrivez votre question ou commentaire à cet endroit-là, vous éviterez d’interrompre la personne qui a la parole, les points inscrits ne seront pas oubliés et pourront être repris plus tard.

8. Aspect visuel: certes, il n’est pas nécessaire de se faire refaire le nez, mais, que vous soyez un homme ou une femme, soignez votre image. Même si vous n’avez pas l’intention d’allumer votre caméra. Votre attitude sera plus professionnelle. Si vous avez une séance importante, j’ajouterais même : mettez des chaussures. Votre posture est différente à l’écran, quand bien même on ne voit que votre visage et vos épaules. En pyjama, nous n’avons pas la même posture qu’en costume ou en tailleur. J’ajouterais : « ressemblez-vous » : il n’y rien de plus étrange que des photos tellement professionnelles, voire retouchées sur les réseaux sociaux, si bien qu’on ne vous reconnaît plus dans la réalité. Tout le monde reconnait Angela Merkel au marché, parce qu’elle est toujours elle-même.

9. Pensez au décor derrière vous : attention à la plante derrière votre tête qui vous fait ressembler à un lion. Un mur neutre, quelques tableaux ou des cartes postales suffisent à donner un bel effet.

10. Réglez la lumière : s’il n’y a pas assez de lumière naturelle, optez pour une lampe à selfie qu’on trouve partout à un prix raisonnable et qui émet une lumière blanche sans vous éblouir.

11. Évitez les séances trop longues: nombre de personnes me disent qu’ils passent leur journée en séances virtuelles, mais quand font-ils leur travail ? Mieux vaut faire plusieurs séances plus courtes, où on aborde l’essentiel et avancer sur le sujet entre deux. N’hésitez pas à dire « on se rappelle quand on a terminé le point 2. ».

12. Gérez vos enfants: ils sont mignons, on comprend tous, mais… si vos enfants sont dans les parages et sont en âge de comprendre, expliquez-leur qu’ils n’ont pas besoin de passer 50 fois derrière vous en gesticulant, qu’ils peuvent se débrouiller pour le goûter, et que c’est vous qui direz quand la séance est terminée. Si vos enfants sont plus petits, arrêtez votre micro et votre caméra 30 secondes et montrez-leur ce qui se passe. Ils comprendront qu’il y a d’autres personnes, qu’ils ne peuvent pas venir sur vos genoux et qu’ils doivent attendre pour vous parler.

Et voilà

Votre séance virtuelle sera agréable, utile et vous aidera à avancer dans votre travail sans vous faire perdre du temps. Maintenant, un petit café ou un bon thé chaud et soyons productifs, il n’y a pas que le travail dans la vie… 

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