Conseils
Comment gérer ses mails professionnels de manière plus efficace

Ne m'interrompez pas pendant que j'interromps. - Winston S. Churchill

Les messages sont clairement une source de stress, surtout si on interrompt sans arrêt son travail pour les lire. Notre cerveau ne peut pas gérer autant d’informations en même temps et ne peut se concentrer efficacement sur une tâche en cours, si entre deux lignes d’un tableau excel ou au milieu de la rédaction d’un document, nous lisons ou gérons des messages qui n’ont rien à voir avec notre travail en cours. La concentration d’un être humain est optimale pendant 40 à 60 minutes sur une activité.

Melanie Blaser profile picture Rédigé par Melanie Blaser

Statistiques

Selon une étude de McKinsey, nous passons en moyenne 13 heures par semaine à consulter nos messages, nous consultons nos messages 77 fois par jour, nous envoyons et recevons plus de 122 emails par jour et nous passons 28%, ou plus, de notre temps à consulter nos messages. Selon certaines sources, à la suite de tests effectués sur des groupes de personnes, nous perdons 20 minutes lorsque nous sommes interrompus dans notre travail, ne serait-ce que pour reprendre là où nous en étions, et notre taux d’erreur double à la suite d’une interruption. Les psychologues s’accordent pour dire que notre cerveau fonctionne mieux quand il ne gère qu’une tâche à la fois.

Stratégie

Au cours de ma carrière, j’ai travaillé dans une entreprise de télécoms, dans laquelle la plupart des employés étaient des geeks avant l’heure. Chacun était connecté à toute heure et nous étions tous assaillis de messages en permanence. Dans ce genre d’environnement, il était difficile de résister à « l’appel du message ». Mais notre management, et notamment mon DRH, avaient décidé de montrer l’exemple. Mon supérieur avait établi la stratégie suivante par rapport aux emails et messages en tout genre : il arrivait le matin tôt au travail, il lisait et répondait à ses emails. Ensuite, il traitait ses messages entre deux séances et en fin de journée. Il n’interrompait jamais une activité pour lire ses messages, il ne lisait jamais ses messages pendant une séance. Il avait aussi imposé à tous ses interlocuteurs un temps de réponse de 3 jours (maximum). Et ce système fonctionnait parfaitement. De plus, une urgence ne devait pas être traitée par email, elle devait lui être adressée directement ou par téléphone.

Chacun peut établir sa propre stratégie pour ses emails, mais il est important de s’y tenir. Faites savoir à vos collègues et subordonnés que vous avez un délai de réponse et que vous le respectez. Mettez-vous d’accord avec votre supérieur, si vous ne répondez pas immédiatement à ses messages c’est que vous avez une raison valable. Vous pouvez par exemple mettre un accusé de réception automatique ou insérer une phrase dans votre signature. Choisissez la meilleure stratégie par rapport à votre travail, en tenant compte des autres interruptions que vous subissez au cours d’une journée: téléphone, collègues ou clients qui viennent vous demander des informations, etc.

Marche à suivre 

La première règle à adopter est d’arrêter les alarmes, toutes les alarmes : visuelles, sonores, vibratoires, push. Ensuite, fixez des heures pour le traitement des emails en fonction de votre journée. Partez du principe que vos emails ne doivent pas être consultés, mais traités. C’est donc une tâche en soi. Votre boîte électronique n’est pas juste une liste de choses à faire, c’est un endroit dans lequel vous recevez des éléments qui doivent être gérés: l’action que nécessite certains messages doit être effectuée, les éléments dont vous avez besoin pour le futur doivent être rangés de manière systématique et ordonnée et ceux qui ne sont pas nécessaires seront effacés. Certains messages peuvent être traités rapidement, d’autres demandent plus de temps. Dans tous les cas, le fait d’aller voir vos emails signifie que vous allez les traiter et que vous avez besoin de temps pour ce faire, tout comme vous avez besoin de temps quand vous entreprenez une tâche, un projet, une activité. Durant les autres heures de la journée, concentrez-vous sur votre travail et ne vous interrompez pas pour checker vos emails. 

En résumé

Établissez une stratégie et maintenez-la, parlez-en à votre supérieur et vos collègues, par exemple en séance. Annulez toutes les alarmes et considérez le traitement de vos emails comme une tâche à part entière. En règle générale, évitez toutes les interruptions possibles. Votre concentration s’en trouvera améliorée et vous serez plus performant chaque jour. 

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