Se préparer
La première étape, c’est de se préparer psychologiquement à lâcher prise. D’accepter quelque chose qui d’habitude nous semble impossible : ne pas consulter ses emails, ne pas écouter ses messages, ne répondre à aucune sollicitation professionnelle. A une époque où le burn out nous guette, chacun a besoin de se recentrer sur soi, sa famille, ses amis, apprendre à lâcher d’un côté et se concentrer de l’autre. Quelles sont ces activités que vous n’avez jamais le temps de faire quand vous travaillez ? Du yoga, de la musique, cuisiner, vous relaxer, aller à la plage, prendre l’apéro à 17h, visiter des grottes, vous promener à la montagne, prendre le bateau. Il y en a tant. Prenez le temps.
Tout cela se prépare, la période estivale est relativement calme de notre côté du globe et tant pis pour ceux qui ne peuvent pas décrocher, qui lisent leurs emails sur la plage, qui demandent le wi-fi dans chaque restaurant, qui vous bombardent d’emails et qui s’ennuient en vacances.
Déléguer
Pour commencer, préparez une liste, ou plutôt un tableau avec vos tâches et vos projets, ainsi que toutes les informations nécessaires. Où en êtes-vous ? Tel projet ou tâche peut-il être en pause, ou avez-vous réellement besoin d’en déléguer une partie à quelqu’un ? Qui peut vous remplacer pour une tâche récurrente ? Quand vous êtes prêt, parlez-en d’abord à votre chef, demandez lui son accord, puis déléguez à vos collègues. Proposez-leur de les remplacer à votre tour à la prochaine occasion.
Si un(e) ou plusieurs collègues peuvent vous remplacer pour une ou plusieurs tâches, informez-les à l’avance de la progression, de l’avancement du projet concerné. Plus ils seront au courant des tenants et aboutissants, de problèmes que vous avez réglés, etc., plus ce sera facile pour eux de gérer en votre absence et à votre retour vous n’aurez pas à rattraper du retard. Prévoyez les séances nécessaires, ou pourquoi pas, une séance moins formelle autour d’une bière après le travail.
Evidemment, il reste toujours des tâches ou des projets qui seront en stand-by pendant vos vacances. Pour ces activités, la meilleure solution est d’informer les personnes, collègues, partenaires concernés par ces activités. Vous serez absent et pas atteignable. Le cas échéant, mettez à disposition de vos collègues et supérieurs les documents ou classeurs dont ils pourraient avoir besoin. Informez les partenaires extérieurs à l’entreprise de votre départ, et de votre date de retour. Faites-le par écrit et appelez- ensuite pour apaiser leurs préoccupations s’ils en ont. Quelques semaines d’absence ne va pas tuer le projet. Si vous vous préparez et si vous préparez les autres à l’idée d’une pause, il n’y aura pas de mauvaise surprise pendant votre absence et à votre retour.
Déléguer vers le haut
Votre supérieur devrait être au courant de l’avancement de votre travail. Si une des tâches requiert une action pendant votre absence, et ne peut être exécutée par un collègue, demandez lui de s’en charger. Faites un dossier complet et écrivez des instructions claires. Fixez une séance avant votre départ et mettez l’accent sur ce qui est de son ressort. Préparez bien cette séance et demandez vous ce qui est vraiment important, vraiment urgent. C’est un excellent exercice pour chacun de nous.
Expliquez aussi à votre supérieur que vous avez besoin d’une vraie pause, surtout s’il est habitué à vous appeler pendant les vacances. Ne pas être dérangé pendant les vacances est aussi votre droit.
Emails et téléphone
Concernant les emails, au lieu de mettre l’usuel « out of the office », pourquoi ne pas mettre un message plutôt formulé comme suit :
« Je serai absent du 15 juillet au 1er août. Les messages envoyés durant cette période ne seront pas conservés, merci de bien vouloir me renvoyer votre message dès le 2 août. »
Il en va de même pour votre message vocal sur votre téléphone mobile :
« Je suis actuellement en vacances et n’aurai pas accès à mes messages. Merci de bien vouloir me rappeler à partir du 2 août. »
Prêts à partir ?
Une semaine avant de partir, passez en revue tout ce que vous avez préparé, les documents à laisser, les collègues ou partenaires qui ne sont pas encore informés. Le dernier jour, rédigez vos messages automatiques et paramétrez votre ordinateur. Souriez. Respirez. Et prenez votre pause bien méritée.
Bonnes vacances…
