Conseils
Quelques trucs et astuces pour une bonne gestion du temps

Pour la plupart d’entre nous, c’est le signe de la rentrée. Les vacances prennent fin, le calme associé à la période estivale également. Soit vous reprenez le chemin du travail très prochainement soit l’ensemble de vos collègues sera de retour : le thermomètre de stress peut alors remonter très vite car le mode farniente n’est qu’une vieille histoire. Voici quelques astuces pour tenter de prolonger les bienfaits de votre calme estival.

 Planifiez et organisez

- A votre retour, classez les mails non lus par sujets et non par dates. Pour les sujets identiques, lisez le dernier en date, vous aurez très vraisemblablement accès à l’ensemble des informations.

- Fixez des priorités : travailler en premier lieu ce qui aura un impact fort et planifiez la veille ou le matin en arrivant 3 à 5 priorités à accomplir dans votre journée.

- Agendez et regroupez des plages horaires pour vos communications (téléphones et mails).

- Insérez du temps dans votre agenda pour les « imprévus ». Il y en aura toujours !

- Décomposez les gros projets en de multiples tâches et découpez-les en fonction du temps nécessaire à leur réalisation. Agendez ces tâches. Vous n’en serez que plus efficace, vous éviterez la procrastination et vous verrez l’avancement du projet.

- Lors d’un rendez-vous, notez les points essentiels de ce qui a été dit et reportez au plus vite les actions dans l’agenda : ça vous libèrera l’esprit et vous éviterez les oublis.

Optimisez

- S’il vous semble qu’une action est en suspens de votre côté, vérifiez avec l’expéditeur si c’est encore d’actualité avant de vous ruer tête baissée dans la tâche pour laquelle vous pensez même avoir loupé un délai. Parfois, tout s’est résolu comme par enchantement !

- Arrêtez d’être multi-tâches ! cela tue et votre efficacité et votre concentration. Il vous faudra toujours quelques secondes, voire minutes, pour passer d’une tâche à l’autre.

- Regroupez au mieux les tâches similaires. Séparez les tâches de réflexion et de stratégie de celles d’exécution.

- Si à la lecture d’un mail, vous pouvez y répondre en 2-3 minutes, faites-le immédiatement et archivez-le. Vous perdrez moins de temps que d’y revenir plus tard.

- Groupez vos réunions et vos temps de communication (téléphone, mails) afin d’optimiser votre temps de travail effectif.

- N’hésitez pas à déléguer si cela est possible.

Fixez des limites

- Donnez-vous un temps limite pour réaliser une tâche et fixez des délais (réalistes) pour vous et les autres. Nous sommes plus productifs avec un temps limité et vous garderez mieux ainsi le contrôle de votre temps.

- Au début des réunions ou des conversations téléphoniques, prévenez vos interlocuteurs du temps dont vous disposez, vous éviterez de longs débordements.

- Prenez des pauses : vous tirerez plus de bénéfices de 15 minutes d’arrêt que de petites phrases sans cesse échangées qui vous paraissent à priori peu chronophages mais qui en réalité vous interrompent sans cesse et engendrent systématiquement quelques secondes pour «vous y remettre».

Apprenez à dire non

- La capacité à dire non de façon sereine, non agressive aux demandes des autres est une compétence directement liée à l’estime de soi. Apprendre à dire non, ou à ne pas dire oui, est impératif pour évoluer en limitant le stress.

- Si quelqu’un vous demande quelque chose, ne stoppez pas tout pour effectuer cette tâche : évaluez son urgence et identifiez un délai raisonnable pour toutes les parties.

- Si vous vous sentez physiquement ou psychiquement débordé, allégez votre agenda en annulant ou reportant ce qui peut l’être.

Les bonnes pratiques en matière de gestion du temps sont nombreuses et il est impossible d’être exhaustive en la matière. On pense parfois tout savoir sur le sujet, mais on déniche toujours un point qu’on n’a pas mis en application. Expérimentez toujours et encore et vous découvrirez ce qui fonctionne le mieux pour vous. Bonne rentrée !


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